About Me

Easy going aja. do the best

Minggu, 29 Mei 2011

Makalah Audit Penggajian

BAB I
PENDAHULUAN

1.1  Latar Belakang Masalah
            Sumber daya manusia merupakan faktor penting perusahaan dalam menjalankan segala aktivitas perusahaan . Salah satu kewajiban perusahaan adalah pemberian gaji sebagai balas jasa perusahaan.Pemberian jasa ini meerupakan proses yang dalam pelaksanaannya butuh suatu pengendalian yang memadai agar tidak terjadi penyimpangan.
            Biaya gaji merupakan suatu masalah yang sangat penting, baiya gaji merupakan biaya yang membutuhkan jumlah yang cukup besar dibandingkan yang lain. Sehingga perlu adanya audit atas penggajian guna menghindari berbagai macam kecurangan (fraud) dalam pelaksanaan siklus penggajian.
            Bertolak dari uraian diatas, penulis membahas tentang siklus penggajian beseta prosedur-prosedur nya. Penulis memberikan judul makalah ”PEMERIKSAAN AKUNTANSI(AUDIT) PADA SIKLUS PENGGAJIAN”
1.2  Maksud dan Tujuan
            Maksud dari penyusunan makalah audit prnggajian  adalah sebagai berikut:
1.      Untuk dapat mengetahui tentang prosedur audit penggajian, dokumen-dokumen penggajian serta permasalahannya
2.        Untuk dapat memperluas wawasan penulis tentang pemeriksaan akuntansi
Sedangkan tujuan penyusunan makalah audit penggajian adalah sebagai salah satu syarat pemenuhan nilai Ujian Akhir Semester (UAS) dalam mata kuliah Pemeriksaan Akuntansi di Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika (AMIK BSI).


1.3  Metode Penulisan
Metode yang digunakan dalam penulisan makalah ini adalah metode kepustakaan. Metode ini menggunakan cara dengan mencari informasi dari buku-buku, berkas-berkas laporan yang berkaitan dengan judul yang diangkat sebagai referensi. Buku-buku tersebut diambil dari berbagai sumber, baik dari luar maupun dari dalam perpustakaan.
1.3    Ruang Lingkup
       Materi yang dibahas dalam penulisan makalah ini dibatasi hanya pada Definisi Audit terhadap Siklus Penggajian, Akun-akun yang berkaitan dengan Audit Siklus Penggajian, Tujuan Audit, Dokumen-dokumen dalam audit penggajian, Fungsi yang terkait dalam audit penggajian, prosedur audit dan kertas kerja
1.4    Sistematika Penulisan
       Sistematika penulisan merupakan penjabaran dari setiap isi bab yang ditulis didalam makalah secara global. Sistematika penulisan ini dibuat untuk memberikan gambaran untuk mempermudah pemahaman terhadap makalah dengan perincian sebagai berikut:
BAB I         PENDAHULUAN
Bab ini memuat tentang latar belakang masalah, maksud dan tujuan penulisan, metode penulisan, ruang lingkup serta sistematika penulisan makalah.
BAB II        PEMBAHASAN 
Bab ini memuat tentang Definisi Audit terhadap Siklus Penggajian, Akun-akun yang berkaitan dengan Audit Siklus Penggajian, Tujuan Audit, Dokumen-dokumen dalam audit penggajian, Fungsi yang terkait dalam audit penggajian, prosedur audit dan kertas kerja
BAB III       PENUTUP
Bab ini merupakan bab terakhir yang membahas tentang kesimpulan dan saran yang berhubungan dengan makalah audit penggajian.
BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Definisi Siklus Penggajian
         Siklus penggajian meliputi semua bentuk kompensasi yang diberikan kepada seluruh aktivitas tenaga kerja yang dipekerjakan perusahaan. Berbagai bentuk kompensasi tenaga kerja antara lain: gaji,upah,insentip lembur,komisi,bonus dan berbagai bentuk fasilitas pada personel ( misal asuransi,kesehatan dan lain-lain).

Perkiraan yang mempengaruhi siklus penggajian & personalia

DEBET

·        Kompensasi Pokok(meliputi Gaji,Upah,komisi dan Macam-macam tunjangan karyawan)

·        Direct Labor

·        Indirect Labor (Biaya Overhead Pabrik)

·        Biaya Pajak Penghasilan karyawan(Jika PPh karyawan ditanggung oleh perusahaan)

·        Gaji Dibayar Dimuka(Uang Muka Gaji)

KREDIT

·        Kas dan Bank

·        Utang Pajak penghasilan karyawan

·        Utang Gaji dan Upah

·        Utang Bonus

·        Utang Komisi

Siklus ini menjadi penting dengan beberapa alasan sebagai berikut :
1.    Gaji, upah dan pajak penghasilan pegawai, dan beban pegawai lainnya merupakan komponen utama pada kebanyakan perusahaan.
2.    Beban tenaga kerja (labour) merupakan pertimbangan penting dalam penilaian persediaan pada perusahaan manufaktur dan konstruksi, dimana klasifikasi dan alokasi beban upah yang tidak semestinya dapat menyebabkan salah saji laba bersih secara material.
3.    Penggajian merupakan bidang yang menyebabkan pemborosan sejumlah besar sumber daya perusahaan karena inefisiensi dan kecurangan.
Ada beberapa perbedaan yang penting antara siklus penggajian dan kepegawaian dengan siklus lain pada audit yang umum, yaitu :
·        Hanya ada satu golongan transaksi untuk penggajian. Kebanyakan siklus paling tidak mencakup dua golongan transaksi. Namun penggajian hanya memiliki satu golongan karena penerimaan jasa dari pegawai dan pembayaran atas jasa tersebut melalui penggajian terjadi dalam jangka waktu yang pendek.
·        Transaksi-transaksi lebih signifikan daripada akun-akun neraca terkait. Akun-akun yang terkait dengan  penggajian seperti gaji yang masih harus  dibayar dan pajak penghasilan yang dipotong biasanya  relative kecil dibanding jumlah transaksi-transaksi selama satu tahun.
·        Pengendalian intern atas penggajian pada kebanyakan perusahan umumnya efektif meskipun pada perusahan kecil. Karena adanya hukuman yang keras dari pemerintah jika ada kekeliruan dalam memotong dan menyetorkan pajak penghasilan  disamping akan timbul masalah moril pegawai jika mereka tidak atau kurang bayar.
Karena ketiga karakteristik tersebut, auditor umumnya menekankan diri pada pengujian pengendalian, pengujian substantive atas transaksi dan prosedur analitis dalam audit penggajian. Pengujian terinci atas saldo seringkali dilakukan tanpa memakan waktu.
2.2  Tujuan Audit Siklus Penggajian
Tujuan Umum audit penggajian adalah untuk mengevaluasi apakah saldo perkiraan yang mempengaruhi siklus tersebut telah disajikan dengan wajar dan sesuai dengan standar akuntansi keuangan
            Audit terhadap transaksi penggajian secara rinci beserta rekening yang terkait dengannya , antara lain:
1. Eksistensi atau okurenci (occurence) terbentuknya transaksi.
*            Pencatatan transaksi penggajian mencerminkan kompensasi semua jasa-jasa yang terjadi untuk periode yang diliput oleh periode laporan keuangan.
*            Pencatatan semua biaya-biaya penggajian mencerminkan kewajiban pajak yang berasal dari kompensasi dalam periode yang diaudit.
*            Saldo utang pajak ataupun pajak yang dibayar dimuka mencerminkan jumlah yang menjadi kewajiban pada tanggal neraca.
2   Kesempurnaan(Completeness) pencatatan transaksi.
*            Pencatatan biaya gaji beserta pajaknya mencakup keseluruhan biaya-baiya jasa –jasa karyawan selama tahun yang diaudit
*            Saldo utang pajak ataupun pajak dibayar dimuka mencerminkan jumlah yang menjadi utang kepada pemerintah pada tanggal neraca
3.   Hak-hak dan kewajiban-kewajiban perusahaan
*            Saldo utang pajak ataupun pajak dibayar dimuka merupakan kewajiban yang sah bagi perusahaan pada tanggal neraca.
4.   Penilaian atau alokasi
*            Perhitungan setiap pembayaran terhadap biaya penggajian dan peringkasan catatannya dilakukan secara cermat
*            Perhitungan terhadap saldo utang pajak ataupun pajak dibayar dimuka pada tanggal neraca telah diperhitungkan dengan cermat
*            Biaya penggajian di pabrik telah diklarifikasi dengan cermat menjadi biaya tenaga kerja langsung dan biaya tenaga kerja tak langsung
*            Perhitungan terhadap pajak atas upah telah diperhitungkan berdasarkan tarip pajak yang berlaku.
5   Penyajian dan pengungkapan
*            Gaji dan pajak atas gaji telah diidentifikasi dan diklarifikasi dalam laporan keuangan dengan layak dan sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum di indonesia.
*            Rekening utang pajak dan utang gaji telah diklarifikasi sebagai utang lancar dalam laporan keuangan pada saat tanggal neraca.

2.3. Fungsi-fungsi , dokumen dan catatan terkait dalam siklus penggajian
Fungsi personalia melibatkan aktivitas bagian-bagian lain yang berkaitan dengan pemberian kompensasi kepada sesorang karyawan perusahaan. Kerjasama diantara berbagai bagian tersebut menunjukkan fungsi tertentu yang antara lain :
a.   Hiring Employees
Fungsi ini berkaitan dengan proses penempatan karyawan pada suatu unit kerja
b.  Authorizing Payroll Changes
Adalah fungsi personalia yang berkaitan dengan penetapan struktur gaji atau upah seseorang beserta perubahannya dalam sistem penggajian perusahaan.
c.   Preparing Attendance dan Time Keeping Data
Adalah fungsi personalia yang berkaitan dengan pencatatan kehadiran seseorang dalam kantor atau pabrik dan pencatatan aktifitas seseorang di unit kerja masingmasing
d.  Preparing the Payroll
Adalah fungsi personalia yng berkaitan dengan penyiapan daftar gaji seluruh karyawan
e.  Recording the Payroll
Adalah fungsi akuntansi yang berkaitan dengan pencatatan semua transaksi penggaj ian
f.   Paying the Payroll
Adalah fungsi berkaitan dengan pembayaran gaji kepada setiap individu karyawan
g.  Filling Payroll Tax Return
Adalah fungsi ini berkaitan dengan penanganan pembayaran pajak untuk setiap individu karyawan
            Berbagai dokumen dan catatan merupakan hal yang sangat penting dalam mendukung arus pencatatan yang digunakan dalam siklus penggajian diantaranya sebagai berikut :
Catatan kepegawaian (personnel record) adalah catatan yang berisi seperti tanggal bekerja, penyelidikan pegawai, tariff pembayaran, pengurangan yang diotorisasi, penilaian kinerja dan pemutusan hubungan kerja pegawai.
Formulir otorisasi pengurangan (deduction authorization form ) adalah formulir otorisasi pengurangan gaji, mencakup jumlah yang bebas pemotongan pajak, ASTEK, pension dan asuransi.
Formulir otorisasi tarif (rate authorization form ) adalah formulir yang memberikan otorisasi tariff gaji. Sumber informasinya adalah perjanjian kerja, otorisasi oleh manajemen, ayau, dalam kasus pejabat perusahaan, otorisasi dari dewan direksi dan komisaris.
Kartu absen (time card) adalah dokumen yang menunjukkan jam  berapa seorang pegawai mulai bekerja dan jam berapa selesainya serta jumla jam kerja setiap hari.
Kartu waktu waktu (job time ticket) adalah dokumen yang memperlihatkan masing-masing jenis pekerjaan yang dilakukan oleh seorang karyawan, selama statu periode wapekerjaan khusus yang dilakukan pekerja pabrik untuk waktu ktu tertentu. Formular ini hanya digunakan jira seorang karyawan mengerjakan beberapa jenis pekerjaan berbeda atau bekerja pada berbagai bagian..
Laporan ikhtisar penggajian (summary payroll report) adalah dokumen yang dihasilkan computer yang mengikhtisarkan penggajian untuk satu periode dalam berbagai bentuk. Salah satu ikhtisar adalah total yang didebit ke masing-masing akun buku besar untuk pembebanan penggajian.
Jurnal penggajian (payroll journal) adalah jurnal yang digunakan untuk mencatat cek gaji. Buku ini biasanya menunjukkan gaji kotor, pemotongan, dan penerimaan bersih. Rincian dalam jurnal terdapat dalam berkas induk gaji.
Distribusi upah adalah suatu catatan yang meringkaskan perkiraan-perkiraan dalam buku besar yang harus didebit atas pembebanan upah. Jumlah total dalam distribusi upah sama dengan upah kotor yang dibayar dan yang dicatat dalam Jurnal penggajian
Berkas induk penggajian (payroll master file) adalah berkas yang digunakan untuk mencatat setiap transaksi penggajian untuk masing-masing pegawai pengelolaan total gaji pegawai yang dibayarkan selama setahun sampai tanggal terakhir.
Cek gaji (payroll check) adalah cek yang diberikan kepada pegawai atas jasa yang telah diberikan. Jumlah cek adalah gaji kotor dikurangi pajak dan potongan lain
Catatan penghasilan adalah suatu catatan yang dibuat untuk setiap karyawan yang menunjukkan gaji koto untuk setipa periode pembayaran, pengurangan-pengurangan atas gaji kotor,gaji bersih,nomor dan tanggal cek.
Surat pemberitahuan pajak adalah formulir yang dikirimkan ke Kantor Pelayanan Pajak untuk melaporkan jumlah pajak penghasilan pegawai yang telah dipotong selama setahun. Jumlah yang telah dibayarkan, serta jumlah yang kurang atau masih harus dibayar. Informasi dalam SPT diambil dari berkas induk penggajian dan biasanya disiapkan dengan menggunakan computer. Formulir ini lazim disebut sebagai SPT PPh 21.
2.3  Materialitas, Resiko Inherent dan Prosedur Analilitis
         Materialitas , walaupun saldo beban ataupun hutang terkait gaji dan upah bagi eksekutif/karyawan tidak sesignifikan saldo piutang, namun pengungkapan yang berkaitan dengan beban/hutang gaji dan upah merupakan pengungkapan yang material
         Resiko Inherent, periode pembayaran bisa ditetapkan secara mingguan, dua bulanan atau dua bulanan. Dalam setiap kasus, volume transaksi gaji dan upah mungkin tinggi.  Program tunjangan perusahaan dapat melibatkan opsi saham, hak apresias saham atau program pensiun yang menyangkut baik masalah pengukuran maupun pengungkapan yang signifikan.
         Prosedur Analitis, prosedur analitis berguna dalam mengindentifikasi potensi  kecurangan seperti apabila gaji dan upah kotor per karyawan melebihi ekspektasi auditor. Jenis prosedur ini dianggap paling efektif jikan audior bisa menggunakan perangkat lunak audit yang umum, memilah karyawan menuruit kategori dan kemudian mengevaluasi rata-rata pembayaran menurut kategori karyawan itu.
2.4 Prosedur Audit Siklus Penggajian
2.4.1  Pengujian Pengendalian Intern
Pembahasan ini ditekankan pada penerapan pengendalian intern untuk mencegah kesalahan dalam penyediaan data dan untuk mengamankan harta perusahaan .
1.      Personalia dan pengikatan kerja
Bagian kepegawaian menyediakan sumber yang independen untuk wawancara dan perekrutan pegawai yang cakap. Bagian ini juga merupakan sumber catatan yang independen untuk verifikasai intern atas informasi upah.
Pengendalian intern meliputi metode formal untuk memberikan informasi mengenai pegawai-pegawai baru kepada pegawai pencatat waktu dan petugas penyiap gaji, otorisasi tarif gaji/upah awal maupun perubahan-perubahan periodiknya, dan tanggal seorang pegawai berhenti bekerja pada perusahaan. Pengendalian penting yang kedua adalah penyelidikan yang seksama terhadap kemampuan dan kejujuran pegawai baru.
2.   Pencatatan waktu dan penyiapan gaji
Fungsi ini amat penting dalam audit terhadap penggajian, karena langsung mempengaruhi beban gaji untuk periode berjalan. Pengendalian-pengendalian dalam fungsi pencatatan waktu dan penyiapan gaji adalah:
a.       Memastikan bahwa pegawai dibayar berdasar lamanya waktu bekerja serta mencegah pegawai melakukan absensi utk beberapa orang pegawai atau menyerahkan kartu waktu yang fiktif
b.      Harus ada petugas independen untuk menghitung kembali jam kerja sebenarnya, mengkaji ulang apakah lembur telah disetujui,meneliti kartu waktu serta memeriksa kembali tarif maupun perhitungan gaji.
c.       Mencegah pegawai yang bertugas membuat cek juga bertanggung jawab menndatangani dan membagikan cek. Selain itu cek harus dicatat dalam Jurnal penggajian.
d.      Upah langsung utk pekerja pabrik harus didistribusikan ke dalam klasifikasi perkiraan yang benar.
3. Pembayaran Gaji
     Pengendalian dalam fungsi ini meliputi sebagi berikut :
a. Penandatangan dan pembagian cek harus ditangani dengan baik untuk mencegah adanya kecurangan
b.   Pengembalian cek yang tidak diambil untuk disetorkan kembali.
c.   Dengan menggunakan rekening gaji impres(imprest payroll account)
4.   Pengisian formulir pajak dan pembayaran pajak
      Pengisian  formulir SPT secara hati-hai dan tepat waktu adalah penting untuk menghindari sanksi-sanksi maupun tuntutan terhadap perusahaan. Disamping itu perlu adanya verifikasi secara independen oleh pegawai yang kompeten.
2.4.2 Pengujian transaksi-transaksi penggajian
Prosedur pengujian atas transaksi adalah cara yang sangat penting dalam memverifikasi salso-saldo akun dalam siklus penggajian dan kepegawaian.





Berikut adalah Ikhtisar dari Tujuan Audit, Pengendalian Kunci, Pengujian atas Pengendalian dan Pengujian Substantif atas Transaksi untuk Penggajian
Tujuan audit
Pengendalian intern
Pengujian atas pengendalian yang lazim
Pengujian substantif atas transaksi yang lazim
Pembayaran gaji yang dicatat adalah untuk pekerjaan yang aktual dilaksanakan oleh pegawai non fiktif (keabsahan)
Kartu absen disetujui oleh mandor.

Mesin absen digunakan untuk mencatat waktu kerja.
Berkas kepegawaian yang cukup.
Otorisasi kerja.
Pemisahan tugas antara kepegawaian, pengelolaan waktu dan pembayaran gaji.



Hanya pegawai yang dicatat dalam data komputer sebagai aksah yang diterima kalau dimasukkan.
Otorisasi untuk mengeluarkan cek.
Periksa kartu absen untuk indikasi perstujuan.

Telaaah kebijakan kepegawaian.

Telaah bagan organisasai, bicarakan dengan pegawai dan amati tugas yang dikerjakan.

Periksa hasil cetak dari transaksi yang ditolak oleh komputer sebagai nomor pegawai yang tidak absen
Periksa pencatatan penggajian unutk indikasi perstujuan.
Telaah jurnal penggajian, buku besar, catatan pendapatan gaji untuk jumlah yang besar atau tidak biasa.

Bandingkan cek yang diambil dengan jurnal penggajian dalam nama, jumlah dan tanggal.

Periksa cek yang dimbil untuk persetujuan yang memadai.

Bandingkan cek yang dibatalkan yang diambil dengan catatan kepegawaian.




Transaksi penggajian diotorisasi secara memadai (otorisasi)
Pentingnya otorasi terhadap :
-Otorisasi bekerja
-Jam kerja yang dipakai terutama jam lembur
-Tingkat upah,gaji atau tarip komisi
-Potongan-potongan (asuransi,tabungan gaji dll)
-Penggunaan cek

-periksa arsip personalia
-Periksa kartu waktu , apakah ada persetujuan
-Periksa catatan penggajian ,apakah ada verifikasi intern
-periksa otorasi dalam arsip personalia
-Periksa catatan penggajian apakah ada persetujuan
-Bandingkan kartu waktu dengan catatan yang independen mengenai jam kerja yang digunakan
Transaksi penggajian yang ada telah dicatat (kelengkapan)


Rekonsiliasi pengeluaran dalam jurnal penggajian dengan pengeluaran dalam rekening bank gaji.
Buktikan rekonsiliasi bank.
Transaksi penggajian yang dicatat adalah jumlah waktu kerja aktual dan tingkat upah yang semestinya; pemotongan dihitung dengan semestinya  (Penilaian)

Periksa indikasi verifikasi intern.






























Hitung ulang jam kerja dari kartu absen.

Bandingkan tingkat upah dengan kontrak kerja, persetujuan oleh dewan direksi dan komisaris atau sumber lain
-Hitung ulang Gaji kotor.
-Cek pemotongan dengan acuan tabel pajak dan formulir otorisasi dalam berkas kepegawaian.
-Hitung ulang gaji bersih
-Bandingkan cek yang diambil dengan jurnal penggajian dalam jurnal.
Transaksi penggajian diklasifikasikan dengan memadai (klasifikasi)
Bagan akun yang memadai
Verifikasi intern ataas klasifikasi.
Telaah bagan akun.
Periksa indikasi verifikasi intern.
-Bandingkan klasifikasi dengan bagan akun atau pedoman prosedur.
-Telaah kartu absen untuk pegawai bagian dan tiket kartu untuk penugasan pekerjaan dan telusuri melalui didistribusi tenaga kerja.
Transaksi penggajian dicatat pada waktu yang tepat (tepat waktu)
Prosedur yang memerlukan pencatatan transaksi sesegera mungkin setelah gaji dibayar.
- Verifikasi intern.
Periksa pedoman prosedur dan amati kapan dilakukan pencatatan.

Periksa indikasi verifikasi intern.
Bandingkan tanggal pencatatan cek dalam jurnal penggajian dengan tanggal pada cek yang diambil dan kartu absen.
Bandingkan tanggal dalam cek dengan tanggal cek diuangkan di bank.
Transaksi penggajian dimasukkan dalam berkas induk penggajian dengan semestinya;dan diikhtisarkan dengan semestinya (posting dan pengikhtisaran)
Verifikasi intern atas isi berkas induk gaji.

Perbandingan berkas induk penggajian dengan total buku besar penggajian.
Periksa indikasi verifikasi intern.

Periksa laporan total ikhtisar yang diinisialisasi yang mengindikasikan perbandingan telah dibuat.
Uji akurasi klerikal dengan menghitung penjumlahan ke bawah jurnal penggajian dan telusuri posting ke buku besar dan berkas induk penggajian.






Tidak ada komentar:

Poskan Komentar